تلفن ابری یا سانترال فیزیکی؟ کدام یک برای آینده کسب‌وکار شما مناسب‌تر است؟
ارتباطات نقش کلیدی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کند و تلفن همچنان یکی از روش‌های پرمخاطب و مطمئن برای ارتباطات درون و برون سازمانی است. نکته مهم در ارتباطات تلفنی، انتخاب سیستم تلفنی مناسب است چرا که این سیستم تأثیر مستقیمی در بهره‌وری، رضایت مشتریان و کاهش هزینه‌های کسب و کار دارد.
کسب و کارها دو گزینه اصلی پیش روی خود دارند: استفاده از سانترال فیزیکی یا تلفن ابری. اما کدام یک انتخاب بهتری برای کسب‌وکار شما است؟
در این مقاله، ابتدا با سیستم سانترال فیزیکی آشنا می‌شویم و سپس نسل جدید این فناوری یعنی تلفن ابری را معرفی می‌کنیم و امکانات و مزایای آن را در مقایسه با استفاده از دستگاه سانترال بررسی می‌کنیم.
سانترال فیزیکی چیست؟
سانترال فیزیکی از اولین سیستم‌های مدیریت تماس تلفنی ورودی و خروجی در شرکت‌ها به حساب می‌آید. این سیستم‌ها اغلب شامل یک دستگاه مرکزی که به آن دستگاه سانترال می‌گویند، هستند که به خطوط تلفن ثابت مخابراتی وصل می‌شوند و تماس‌ها را بین داخلی‌های مختلف شرکت توزیع می‌کنند. سانترال‌های فیزیکی، مانند دستگاه‌های معروف سانترال پاناسونیک، امکاناتی مانند: انتقال تماس، صف انتظار و گاهی ضبط مکالمات را دارند.
استفاده از سانترال فیزیکی به زیرساخت‌های پیچیده‌ای در شرکت نیاز دارد. برای راه‌اندازی این سیستم، باید تجهیزات گران‌قیمت مانند: سرور، دستگاه سانترال، تلفن‌های رومیزی خاص و کابل‌کشی‌های گسترده خریداری شود و سپس توسط یه متخصص راه‌اندازی و نگهداری شود. به علاوه، جابه‌جایی دفتر یا افزودن خطوط تلفن جدید اغلب با چالش‌های مختلفی روبرو است، مانند: تغییر شماره تلفن یا نیاز به نصب مجدد تجهیزات سانترال.
سانترال‌های فیزیکی تا دهه‌ها نیازهای ارتباطات تلفنی سازمان‌ها را جواب‌گو بودند، اما پیشرفت فناوری و نیازهای جدید و همچنین سرعت رشد کسب‌وکارها باعث شد که این سیستم‌ها دیگر چندان کارآمد نباشند. پس از آن بود که تلفن ابری به‌عنوان یک راه‌حل مدرن و جایگزین وارد بازار شد.
تلفن ابری: نسل جدید سیستم‌های سانترال
تلفن ابری یک فناوری نوین است که تمامی قابلیت‌های سانترال فیزیکی را در بستری مبتنی بر اینترنت ابری ارائه می‌دهد. برخلاف سانترال‌های سنتی که به تجهیزات فیزیکی وابسته هستند، تلفن ابری از فضای اینترنت ابری برای مدیریت تماس‌ها استفاده می‌کند. این بدان معناست که نیازی به خرید و نصب سخت‌افزارهای گران‌قیمت یا کابل‌کشی ندارد. سازمان‌ها تنها با یک اتصال اینترنتی می‌توانند به تمامی امکانات یک مرکز تماس حرفه‌ای دسترسی داشته باشند.
تلفن ابری امکاناتی مشابه و حتی پیشرفته‌تر از سانترال‌های فیزیکی دارد، از جمله به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
- امکانات سیستم تلفن گویا (IVR)؛
- صف پاسخ‌گویی تماس؛
- ضبط مکالمات؛
- گزارش‌گیری از عملکرد تماس‌ها و اپراتورها؛
- اتصال به CRM یا هر ابزار سازمانی دیگر؛
- فکس اینترنتی و صندوق صوتی؛
- انتقال تماس؛
- تماس ورودی و خروجی همزمان.
همچنین تلفن ابری با توسعه فناوری به امکانات بیشتری مانند هوش مصنوعی هم مجهز می‌شود و حتی می‌توان برخی فرایندها را به حالت اتوماسیون درآورد.
مزایای تلفن ابری در مقایسه با سانترال فیزیکی
آشنایی با مزیت‌های تلفن ابری به‌عنوان جایگزینی مناسب برای سانترال فیزیکی به درک بهتر علت این جایگزینی کمک می‌کند. در ادامه به مقایسه دقیق این دو سیستم می‌پردازیم:
کاهش هزینه‌های اولیه و نگهداری سیستم تلفنی
سانترال فیزیکی نیازمند سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی برای خرید تجهیزات، نصب و کابل‌کشی است. علاوه بر این، هزینه‌های نگهداری، تعمیرات و به‌روزرسانی سرورها نیز بار مالی اضافی ایجاد می‌کند.
در مقابل، تلفن ابری نیازی به خرید سخت‌افزار ندارد. شما تنها هزینه اشتراک ماهیانه یا سالیانه را پرداخت می‌کنید که در بیشتر موارد تا 70 درصد ارزان‌تر از هزینه‌های سانترال فیزیکی است.
انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری بیشتر تلفن ابری
یکی از بزرگ‌ترین محدودیت‌های سانترال فیزیکی، وابستگی آن به مکان و تعداد خطوط محدود است. افزودن داخلی‌های جدید یا جابه‌جایی دفتر اغلب زمان‌بر و پرهزینه است. در مقابل، تلفن ابری امکان اضافه یا حذف خطوط و داخلی‌ها را در چند دقیقه فراهم می‌کند. این سیستم برای کسب‌وکارهای در حال رشد یا تیم‌های دورکار بسیار مناسب است، زیرا می‌توانید به‌راحتی تعداد کاربران یا امکانات را افزایش دهید.
عدم وابستگی تلفن ابری به فضای فیزیکی
سانترال‌های فیزیکی به یک مکان ثابت وابسته هستند و جابه‌جایی دفتر اغلب به معنای تغییر شماره تلفن یا نصب مجدد تجهیزات است. اما تلفن ابری به شما اجازه می‌دهد از هر نقطه‌ای با اتصال به اینترنت به سیستم تلفنی خود دسترسی داشته باشید. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که شعبه‌های متعدد یا دورکار هستند، بسیار کاربردی است.
راه‌اندازی سریع و آسان تلفن ابری
نصب و راه‌اندازی سانترال فیزیکی ممکن است هفته‌ها یا حتی ماه‌ها طول بکشد، به‌ویژه اگر نیاز به هماهنگی با مخابرات یا خرید تجهیزات اضافی باشد. در مقابل، راه‌اندازی تلفن ابری در کمتر از چند ساعت یا حتی چند دقیقه انجام می‌شود.
پشتیبانی و به‌روزرسانی آسان تلفن ابری
نگهداری سانترال فیزیکی نیازمند حضور متخصص سانترال و صرف هزینه است. اما در سیستم‌های ابری، پشتیبانی و به‌روزرسانی‌ها توسط ارائه‌دهنده خدمات انجام می‌شود و مشترک در زمینه به‌روزرسانی و نگهداری سیستم وظیفه‌ای ندارد.
کیفیت و پایداری ارتباطات
برخلاف تصور برخی افراد که فکر می‌کنند سیستم‌های ابری ممکن است ناپایدار باشند، بسیاری از ارائه‌دهندگان تلفن ابری، مانند «دفتر شما»، از زیرساخت‌های مخابراتی برای تماس‌های ورودی و خروجی استفاده می‌کنند، که کیفیت صدای بالا و پایداری را تضمین می‌کند و حتی تماس‌ها بدون نیاز به اینترنت نیز برقرار می‌شوند.
تلفن ابری «دفتر شما»: راه‌حلی جامع برای کسب‌وکارها
اگر به دنبال یک سیستم مطمئن برای سپردن ارتباطات تلفنی به آن هستید، تلفن ابری «دفتر شما» یکی از بهترین گزینه‌ها است. «دفتر شما» را می‌توان اولین شرکت فعال در زمینه مدیریت ارتباطات تلفنی دانست که از سال 1392 به کسب و کارهای مختلف ایرانی تلفن ابری، خدمات منشی مجازی،مرکز تلفن ویپ، و تلفن گویا ارائه می‌دهد. «دفتر شما» در این سال‌ها با سنجش نیازهای کسب و کارهای ایرانی، سرویس‌های خود را توسعه داده است. تلفن ابری دفترشما، حتی در زمان قطعی اینترنت هم تماس‌ها را برقرار و پایدار نگه می‌دارد و این به دلیل زیرساختی است که طراحی و اجرا کرده است.
چرا تلفن ابری «دفتر شما»؟
ارائه‌دهندگان تلفن ابری متعددی در ایران فعالیت دارند، شاید بپرسید دفتر شما چه مزیتی نسبت به سایرین دارد، در این قسمت ویژگی‌های متمایز این ارائه دهنده را بیان می‌کنیم:
- استفاده اختصاصی از خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹؛
- خرید شماره رند و خط ۵ و ۶ رقمی؛
- اتصال تلفن ابری به CRM یا هر ابزار سازمانی دیگر؛
- تعریف همکار و داخلی بدون محدودیت؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات هوش مصنوعی یا صدای خود مشتری؛
- انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
- راه‌اندازی تلفن ابری در کمتر از 5 دقیقه؛
- نظرسنجی در پایان مکالمه؛
- ضبط مکالمات؛
- تبدیل صوت مکالمه به متن توسط هوش مصنوعی؛
- تعریف صف تماس و اولویت پاسخ‌گویی؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین صندوق صوتی؛
- گزارش جامع تماس‌ها و عملکرد همکاران؛
- برقراری تماس بدون نیاز به اینترنت؛
- پرداخت به میزان مصرف؛
- امکان ۱۵ روز استفاده رایگان.
تلفن ابری «دفتر شما» برای انواع کسب‌وکارها و حتی استارتاپ‌ها و فریلنسرها مناسب است. با استفاده از سرویس‌های دفتر شما، می‌توانید بدون نیاز به اجاره دفتر فیزیکی یا استخدام منشی، یک دفتر کار مجازی کامل داشته باشید.
برای آشنایی بیشتر و خرید تلفن ابری، به وب‌سایت «دفتر شما» به آدرس daftareshoma.com مراجعه کنید یا با شماره ۲۸۴۲۰-۰۲۱ تماس بگیرید.